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你有沒有這種經驗，工作忙了一天，臨近傍晚下班時分，卻發現還有許多急件沒處理，於是只好繼續加班拚搏。為什麼努力了一整天，事情還是做不完？與你分享一個超級簡單、立即上手的方法，讓你每天準時下班！
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受總裁重賞的效率術
西元1900年初期，美國鋼鐵公司總裁舒瓦普為擺脫低效困境，向效率專家尋求協助，他問專家有什麼辦法，可以把公司管理得更好？專家傳授他一個簡單的方法。幾個星期後，專家收到了一張2萬5千美金（近75萬元新臺幣）的支票，這是他提供諮詢的報酬。一個小小策略，竟讓企業老闆主動支付鉅額報酬。這個方法到底有何過人之處？
其實方法非常簡單，就是每天晚上在空白紙上，寫下明天要做的最重要的6件事，並用數字標明其優先次序。隔天一大早，就拿出這張紙，按照上面的排序逐一去做，一次只做一件事情，完成之後，再做第二件事情，直到下班為止。就算一天只完成3件事情，也沒有關係，因為我們做的都是最重要的事。
舒瓦普努力奉行新的工作法則，也讓公司員工這麼做。幾個星期後，他寄給專家一張支票和一封信。信上說，這是他一生中最有價值的一課。5年之後，他的公司躍居為全美最大的私營鋼鐵廠。
故事雖然簡單，卻非常實用。且看我們是怎麼展開一天的工作？進到辦公室，我們可能一邊吃早餐、一邊收看電郵或社群訊息，在不經意間，早晨時光耗磨了不少！想想：我們是否經常做了一堆無關緊要的事，快到下班時，才發現最重要的事還沒做。
長期以往，這種鬆垮的工作狀態，就像在打遭遇戰，整天被進度追著跑，總是手忙腳亂倉促應戰！常言道，「沒有準備，就等於準備失敗；沒有控制，就會失控。」那麼我們應如何做好時間管理，改正工作習慣呢？
從今天開始，歡迎你加入自我挑戰的行列，訓練自己成為道地的時間管理高手。（李健豪提供）以下提供五個小步驟。
第一步驟：前晚安排明日工作
在前一天晚上，列出今天所有的待辦事項，並用紙筆把它寫下來。如果來不及提前列出工作事項，那麼今日晨起的第一件事情，就是安排當天的行程。切莫在沒有安排的情況下，就開始幹活，那是很危險的事情。
第二步驟：聚焦在最重要的事
把握事情的重要關鍵，排定優先順序：根據「80/20法則」，如能掌握至要關鍵的20%，並努力完善這個部分，即可帶來80%的績效！但問題是，如何找出20%的重點工作，用最小的力氣，得到最大的效益？
我們不妨問問自己，如果工作清單列舉了10項，時間上卻只夠做一件事，那麼會是哪一件呢？這一件，必然成為第一優先事項。依此類推，逐一排定順序。如果還有疑慮，我們也可以和主管討論，徵詢聽他們的建議。
第三步：分輕重緩急排行程
按照優先順序，把事項排入時間表。一如學校的授課表，我們也必須排定自己的工作時程表——按照優先順序，將待辦事項排入時間表。即便有些事項沒能放入，但最重要的事情，必然列入其中，而且保證完成。
另補充一點，面對大型的專案時，可將其分割成小區塊，陸續完成。比如一週後，我們必須提交一份專案報告，於是安排週一至週三的早上，分批接力完成進度；週四、週五再進行討論修正。把大專案分割成區塊工作，一天完成一些，可以更彈性地貼近工作現況。
第四步：對的時間，做對的事情
使命必達，用力完成時間表。每天一大早，進到公司後，我們拿出工作時間表，便即刻行動。除非情況很特殊，千萬不要一早就查看手機、電郵或新聞。趁著精神最好、最有效率的時候，開始做最重要的事情。
如果有同事找我們聊天，請他們午餐時再說；若逢人來電講私事，就先行掛斷，另於公餘回撥。當完成第一件事情時，在表單上把第一件事劃掉，然後再做第二件事情……
養成這樣的方式之後，我們的執行力會大增。就算事情很棘手、很令人頭痛、很不想去做，但時程業已排定，只能按表操課，就會用力做下去。同時我們也發現，一旦著手進行後，會越做越順手。等事情完成後，除了滿懷成就感，自制力也越來越強了。
第五步驟：不斷練習 精準掌控時間
反省與重覆。一天即將結束時，我們必須檢視時間表，看看是否還有重要的事情沒有做完，或做得不夠完善？原因是什麼？應該如何改進？如果沒有按表操課，也不要氣餒，繼續安排明天的六件待辦事項暨時間表。如能長期堅持下去，你將會發現，你的工作效率大幅提升，時間也變得更多了！
因為這種方法做久了，你會洞澈時間的重要性，養成時間管理的習慣，在有限的時間內，為自己做出重要的選擇，把時間和精力花在最值得做的事情上，而不會被外務或瑣事干擾。
時間管理是一項能力，可以透過學習訓練而具備。這能力不僅可以增進我們的工作效率和生活品質，更可以大幅提升我們完成目標和夢想的速度。從今天開始，歡迎你加入自我挑戰的行列，訓練自己成為道地的時間管理高手。◇
